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定例会から:「調整さん」?

定例会の出席者数は、事前に概数を把握しておきます。
どこの会社でもそうでしょうね(そうでもないのか?)。
少なくとも現状では、客先で作業に当たっているメンバーの数の方が圧倒的に多い(契約の形態を別として)ので、様々な理由で定例会への参加(帰社)が難しくなることがあります。

極端な場合には、急遽「順延」ってケースも無くはありません。
重大な発表や、対面でのディスカッションを伴って共有しないと意味が乏しい・或いは伝達の難しい(危険な?)話題の場合もあります。

「順延」まで行かなくても、開催内容を変更しなければならないケース。
アスペアでの定例会は、ただ単に「社外に出ているメンバーが顔を合わせる機会」なわけではありません!

ナレッジの共有、可能な限り「暗黙知」を出し合い、お互いに得るものが大きいようにします。
また、そういった「相互作用」を繰り返して、「アスペアの空気」を保ちたい・一層活性化したいという狙いもあります。

なので、参加人数が減ってしまうと、コンテンツを狙っていた実施方法(例えば、数名のサブグループを複数設けて分割ディスカッションしてもらい、最後にグループ間のディスカッションを行うなど)が取れなくなってしまいます。

或いは「バースデーケーキ」。
毎月、当月生まれのメンバーに、ささやかながらバースデーケーキのプレゼント&全員で合唱(!?)してます。
最低でも1人の対象者が帰社してくれないと、ケーキも合唱の覚悟(?)も無駄になってしまいます。

事前の連絡はメール、Wiki、電話、その他、ローカルな環境の制約を受ける場合も少なくないので、媒体は限定していません(推奨はメーリングリスト宛のメールなんですが)。

しかし、集約参照するのが結構面倒臭い。
で、たまにお世話になる「調整さん」(http://chouseisan.com/)のお世話になってみました...。
複数の日程候補の中から、数名~10名程度(?)の都合を調整するのに、いつもとても重宝してます。

ですが、今回はちょっと勝手が違う。
定例会の開催日は既に決定済み(最悪の場合に中止になるだけ)。
対象人数が20名以上で、「調整さん」への書込みが、画面横方向にびよよ~んと伸びていってしまいます。

「出席できるけど遅れる」、「前日まで分からない」などのコメントも書き込めません。
運用が定着していないので、書き込んでくれないメンバーが多い点は改善できるものとしても、ちょっとツールと目的がマッチしていないようです。

結局は元の運用に戻しました。
連絡の集約は私の方で行っているので、問題無いと言えば無いんですがね。

様々に行動するメンバーの動きに応じた調整をする訳ですから、ツールの支援にも自ずと限界がある、というのは納得の出来るところです。

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